Introdução
Você que acompanha os jogos olímpicos com certeza já notou que os atletas japoneses sempre ostentam de uma disciplina e um foco fora do comum, ou mesmo se não acompanha sempre se questiona de como e por que os japoneses são bons em tudo?
Bom, a resposta está ligada a uma metodologia japonesa, que surgiu na década de 1950, dos 5 sensos que hoje em dia é aplicada mundialmente e se encaixa tanto para pessoas quanto para empresas pela sua eficiência em transformar o ambiente, e as pessoas que estão inseridas nele, em um lugar mais harmônico e produtivo.
Essa metodologia em questão, tem como objetivo mobilizar, conscientizar e motivar a empresa para um padrão de atitudes e comportamentos que se reflita na manutenção e melhoria contínua de excelentes condições de limpeza, ordem e segurança dos ambientes de trabalho adequadas às operações e ao bem estar de todos.
A prática vai ajudar na eliminação de desperdícios, aumento da produtividade, melhoria dos processos, aumento da criatividade, prevenção de acidentes, qualidade de vida, bom aproveitamento dos clientes e o melhor aproveitamento do tempo e do espaço físico.
Mas o que significa 5s?
São 5 palavras em japonês (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke), que representam, respectivamente: Senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de padronização e saúde e senso de disciplina e autodisciplina.
Explicaremos, abaixo, o que cada palavra significa:
Seiri (Senso de utilização)
A origem do primeiro S diz respeito ao uso consciente e eficiente de recursos e de materiais.
A missão aqui é uma reflexão sobre hábitos. E também repensar o acúmulo de objetos que não são necessários.
O foco também é combater distrações e estimular a concentração e a produtividade de todos no ambiente corporativo.
Então, cabe à empresa avaliar o que realmente é útil? O que atrapalha a produtividade na rotina? O que é essencial?
Nota: Aqui cabe tanto para empresas como para pessoas. Seguindo esses passos e analisando o contexto é possível enxergar o que de fato não tem utilidade. E livrar-se disso, é claro.
2. Seiton (Senso de organização)
O que foi definido como útil deve estar organizado para que possa ajudar você. E não atrapalhar. Até porque, do contrário isso se tornaria inútil, certo?
Organização é o que determina o segundo S da metodologia 5S. Por isso, mesas desorganizadas ou arquivos espalhados não fazem o menor sentido.
Ser organizado dentro e fora do trabalho é crucial. Isso vai garantir que menos tempo seja gasto para encontrar coisas básicas.
Assim, você e seu time sempre poderão focar no que realmente importa. Por isso, é essencial organizar-se de fato antes de começar a colocar a mão na massa no trabalho.
Nota: Quando falamos em vendas, a organização é vital. Como saber como você está vendendo se a gestão de vendas é feita em planilhas por cada vendedor?
3. Seiso (Senso de limpeza)
O senso de limpeza diz respeito àquilo que todos os colaboradores precisam ter. Tanto com suas ferramentas de trabalho como com o local onde realiza suas atividades.
Este S desperta um maior senso de dever individual do que os anteriores.
Afinal, o local onde você trabalha é de sua inteira responsabilidade. Ignorar esses cuidados não ajudarão você a produzir mais e melhor.
Com um ambiente propício, fica muito mais fácil ter bem-estar na hora de trabalhar. Tudo isso se reflete na qualidade de entrega.
Nota: Falando da vida pessoal, podemos pensar em nosso corpo. Eliminar impurezas faz com que você se sinta melhor. Que esteja mais bem disposto não só para trabalhar como para se divertir também.
4. Seiketsu (Senso de padronização e saúde)
A metodologia 5S não consegue ter efeito se não for assimilada e incorporada na rotina de todos. É para garantir sua adesão que existe o quarto S.
Este tem a intenção de criar processos que garantam a aplicação dos S citados acima.
O objetivo é produtividade. Para isso, as empresas podem e devem se valer de ferramentas e softwares que contribuam nesta missão.
Nota: Aqui, cabe destacar um método complementar. Para assegurar que esses processos sejam cumpridos, a metodologia ágil é algo valioso.
5. Shitsuke (Senso de disciplina e autodisciplina)
Por fim, mas não menos importante. O último S diz respeito aos sentimentos gerados pela mudança através de toda a metodologia 5S.
É o momento de viver as sensações que a transformação nos hábitos gerou. Claro, aqui, é preciso disciplina. É crucial dar tempo e ter paciência para sentir o efeito das mudanças.
Além disso, não esqueça de reservar momentos periódicos para o feedback. Assim, gestores e colaboradores podem trocar experiências.
Podem conhecer as impressões de cada um sobre a aplicação do método e azeitar processos.
Nota: o primeiro passo para uma mudança verdadeira é reconhecer os erros. Seja no âmbito profissional, seja pessoal. É preciso identificar as falhas e ter consciência de que é preciso evoluir com disciplina.
Como aplicar o 5S na sua empresa?
O programa 5S pode ser implementado em qualquer tipo de empresa, órgãos públicos, escolas, associações e até na vida pessoal de cada um.
Para que você possa aplicar adequadamente a metodologia 5S na sua empresa, siga o passo a passo:
Criação da comissão: junte colaboradores treinados que possam oferecer capacitação e possam mostrar aos outros colaboradores a importância do novo processo, fazendo com que eles se tornem multiplicadores.
Avaliação de pontos críticos: a comissão deverá listar os principais problemas da empresa, sempre com base nos preceitos da metodologia do 5S.
Implantação dos sensos: neste momento todos os colaboradores precisam estar envolvidos, não somente os participantes da comissão de implantação. Os sensos devem ser implantados um a um, na ordem em que foram apresentados.
Adoção de avaliações: após implantação é importante que sejam feitas avaliações periódicas para acompanhar se cada um dos 5S continua sendo praticado. Esta avaliação pode ser bem simples. Um exemplo é fazer com que cada colaborador faça uma reflexão dos seus hábitos.
Conclusão
Agora que você entendeu o motivo de tanta disciplina, foco e bom senso que os japoneses possuem e já sabe também como usar, está na hora de colocar em prática! Seja na sua vida pessoal ou na sua empresa.
Na Pulso, prestamos o serviço de aplicação da metodologia 5s em empresas, ajudando-as a recuperar a produtividade e a harmonia no ambiente de trabalho.
Ficou alguma dúvida? Fale conosco!
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